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首先要找的是团长官邸和代表团的办公地。驻瑞士公使馆几经努力，前前后后看了30多幢别墅，最后选中一幢作为代表团集中办公的地方，称为“花山别墅”。这栋别墅虽然还算理想，但也有些陈旧，要想正常使用，还需要装修一下才行。

当时各国代表团找到的房子大都需要整修，日内瓦到处都在装修房子。这样一来，干活的工人就短缺了，再加上复活节放假，眼看赶不上时间。这时，房东们又趁机哄抬房价，公使馆连续数天跟他们谈判，有时候一直谈到凌晨，到4月14日才算敲定下来。与此同时，公使馆几经周折，在6个旅馆里为代表团其他成员订了199个房间。

除了房子，汽车也要准备。公使馆首先向苏联借了几辆车，其中包括团长乘坐的吉斯牌防弹车，同时又新购了三辆，并从我驻周边国家的大使馆调了几部过来。

代表团的食品也是问题。当时一部分是从国内带去的，而牛奶、猪肉、面包等每隔一天通过苏联代表团的班机从莫斯科运过来。在当地只采购一些蔬菜、水果之类的东西。

考虑到形势的复杂性，为防止敌对势力破坏，我代表团还特意建立了一个小型的化验室，放置从国内带去的各种化验设备和试剂，对空气、水、食品、饮料、香烟以及被褥等进行细菌和化学毒物的检查。这项工作看似简单，其实也是十分艰苦的，每次采购回来都要进行严格化验，每天做这项工作要花6个多小时，遇到重要客人来，化验时间会更长。

瑞士政府为这次会议也作了一些特殊安排，比如同意各代表团正式成员的汽车、办公用品、摄影器材等办理临时免税证。作为中立国，瑞士一直不允许外国军人在瑞士境内穿军装，为了方便参加会议的军方代表和军事专家，瑞士政府特暂时撤销上述禁令。

当时会场定在联合国大厦，除主会场外，还给各代表团分配了一些办公室。大厦外面由瑞士方面负责安全警卫，会场里面由联合国负责。为了安全，会议制作了三种不同的通行证，一种是给代表团一般工作人员的，只能进入各代表团自己的办公区，不能进入会议厅；第二种基本上没有什么限制，可以进入主会场等各类场所：第三种是给后勤人员的。

1954年4月20日，周恩来率领中国代表团从北京起程。按既定路线，代表团先抵达苏联的新西伯利亚，在那里休息一夜，第二天下午飞抵莫斯科。在莫斯科期间，周恩来拜会了苏联外长莫洛托夫，听他介绍了有关日内瓦会议的一些意见和建议，以及参加国际多边会议的外交经验。

4月24日，周恩来率领代表团经柏林抵达日内瓦。